نرم افزار مدیریت فرآیندهای تجاری (Business Process Management System)، به دسته‌ای از نرم افزارها گفته می شود، که با کمک آن‌ها میتوانید فرآیند داخل سازمان خود را، مدل کرده و فرآیند ها را به سرعت به نرم افزار کاربردی تبدیل کنید.
مثال زیر را در نظر بگیرید:
شما یک شرکت بیمه ای هستید، و میخواهید فرآیندِ ثبت‌نام و پرداخت‌های کاربران را، به صورت ماهانه، مدیریت و تنظیم کنید. برای این کار احتمالا، سراغ یک برنامه‌نویس یا یک شرکتِ برنامه‌نویسی میروید و برای آن‌ها، فرآیند های خود را توضیح می دهید. برنامه‌نویسان نیز، یک نرم‌افزار، طبقِ فرآیندهای شما، برایتان تولید می کنند.
حال فرض کنید، چند ماه بعد، برخی از فرآیندهای سازمانِ شما تغییر کرد، یا اینکه چند فرآیندِ جدید به سیستم سازمانتان اضافه شد. در این صورت، باز هم بایستی از برنامه‌نویسان درخواست کنید تا برای شما تغییراتِ مختلف را انجام دهند. در واقع، هر گاه تغییری اساسی (یا حتی جزئی) در فرآیند داشتید، احتمالاً باید یک بار دیگر نرم‌افزار خود را توسط برنامه‌نویسان به روزسانی (Update) کرده و نسخه جدیدی را جایگزینِ نسخه قبلی کنید.
BPMSها، برای حل همین مشکلات طراحی شده‌اند. به گونه‌ای که شما با در اختیار داشتن (و البته یادگیری استانداردهای BPM)، میتوانید خودتان، فرآیندهای سازمان را در سیستمِ BPMS طراحی کرده و سیستم، در نهایت یک خروجی نرم افزاری در اختیار شما قرار میدهد. با این کار هر گاه فرآیندها تغییر کرد، خودتان میتوانید، با تغییر در نرم افزار BPMS موجود، یک خروجی جدید از نرم افزار تهیه کرده و فرآیندهای جدید را در آن مشاهده کنید.
البته برای استفاده از BPMSها، نیاز دارید تا استانداردِ BPM را نیز یاد بگیرید.
